通過利用一體化單證的出貨系統(tǒng)成功防止出貨錯(cuò)誤。
因核對作業(yè)簡化導(dǎo)致的誤出貨
物流發(fā)貨時(shí)，絕不允許發(fā)生配送人員搞錯(cuò)送貨地址的情況。但是，與物流行業(yè)對“送貨地址錯(cuò)誤”一詞描述的情況相同，出貨商品本該送往某送貨地址，卻被送貨人員送往另一個(gè)送貨地址，結(jié)果發(fā)生送貨錯(cuò)誤。一般情況下，物流公司的送達(dá)方是個(gè)人客戶時(shí)，交貨單上會記錄顧客的相關(guān)信息。在個(gè)人信息處理越來越嚴(yán)格的今天，只要送貨地址中有一處不符，就可能造成很大問題。當(dāng)送達(dá)方是企業(yè)時(shí)，請假也大同小異。如果交易單上北站價(jià)格，結(jié)果可能火上澆油。即使作業(yè)人員嚴(yán)格遵守正確的商品和數(shù)量進(jìn)行包裝，如果送貨地址錯(cuò)誤就沒有任何意義，結(jié)果只能導(dǎo)致重大索賠。發(fā)生這種問題，絕大多數(shù)問題是包裝箱上的貨簽貼錯(cuò)了。為什么貨簽會貼錯(cuò)？因?yàn)樽鳂I(yè)人員在核對貨簽和包裝箱的過程中因混淆引起失誤。大部分物流現(xiàn)場的常規(guī)操作是在作業(yè)開始時(shí)印制分揀單、貨簽和交貨單，之后經(jīng)人工核對，最后，作業(yè)人員用回形針或訂書機(jī)把單據(jù)訂在一起。在這種核對作業(yè)的過程中存在出錯(cuò)的可能性。
為什么？因?yàn)槭艿綍r(shí)間限制的物流一線中，作業(yè)人員只檢查出貨地址等的檢查內(nèi)容的簡化是司空見慣的事。這就是沒有人發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的原因之一。
通過核對作業(yè)強(qiáng)化檢驗(yàn)體制
按理說，作業(yè)人員核對時(shí)，不僅要檢查具體送貨地址，還要確認(rèn)地址所在的“市”級行政區(qū)劃是否正確。例如，“東急手創(chuàng)館”集團(tuán)旗下的分店除東京“澀谷區(qū)”以外，還要一家分店位于大阪市“吹田區(qū)”。通過核對市級行政區(qū)劃，能有效避免配送地址錯(cuò)誤，在提供作業(yè)精準(zhǔn)度方面也是必需的。
開始核對時(shí)，不是一口氣檢查到底，分類進(jìn)行是一種有效方式，可以按照每50或20個(gè)為一組的方式，人工核對分揀單、貨簽和交貨單，認(rèn)真檢查各組的首頁就可以了。此外還有很多方法，但這種方法絕對可以避免出錯(cuò)。這種應(yīng)對送貨錯(cuò)誤的對策通過單證核對作業(yè)強(qiáng)化了檢測體制，很多企業(yè)規(guī)定在開始包裝時(shí)，由作業(yè)人員重新檢查一遍交貨單與發(fā)貨單是否匹配，以避免發(fā)生錯(cuò)誤。但是，如果顯示情況下，作業(yè)人員在檢查工序耗費(fèi)太多時(shí)間，必然會對作業(yè)日程整體產(chǎn)生影響。所以，企業(yè)大多配置熟練工的方式保證精準(zhǔn)度和速度，此外，使用無線終端檢驗(yàn)的例子很多。
一體化單證是什么？
簡單應(yīng)對送貨錯(cuò)誤的方法之一是用一體化單證。
一體化單證，是一種集貨簽、交貨單和分揀單于一體的單證，也是一種可以省略核對作業(yè)的物流單證。企業(yè)引進(jìn)這種單證的效果是絕對杜絕了因單證核對導(dǎo)致的錯(cuò)誤。另外，因?yàn)槭÷院藢ψ鳂I(yè)，繼而縮短了操作工時(shí)。
建議相關(guān)人員向經(jīng)營賬票產(chǎn)品的印刷企業(yè)咨詢，這類企業(yè)通常備有各種不同名目的單證；另外，還可以考慮向銷售人員聽取單據(jù)設(shè)計(jì)等方面的建議。
但是，使用一體化單據(jù)不僅要經(jīng)過配送公司關(guān)于貨簽使用的審批程序，還應(yīng)在系統(tǒng)上做出調(diào)整，保證交貨單上打印所需的信息。各配送公司和EDI等配送信息進(jìn)行交換時(shí)，應(yīng)在各配送公司單位規(guī)格的基礎(chǔ)上完成一些條件。
由于從零起步構(gòu)建這種系統(tǒng)耗時(shí)耗力，企業(yè)可以從自身狀況出發(fā)，委托具備相關(guān)開發(fā)資質(zhì)的軟件公司進(jìn)行，同時(shí)，與配送公司之間協(xié)調(diào)溝通，這樣才能確保進(jìn)展順利。一體化單證本身必然產(chǎn)生成本，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真考量效益費(fèi)用比，在此基礎(chǔ)上對系統(tǒng)的具體引進(jìn)方式反復(fù)展開討論。
其他方式
另外插一句題外話，作業(yè)開始錢應(yīng)停止印制分揀單、貨簽和交貨單等單證，在所需的時(shí)候印制所需的各種單證也是方法之一。為實(shí)現(xiàn)該目的，除了更新系統(tǒng)，還要改變業(yè)務(wù)流程，通過熟悉系統(tǒng)的物流咨詢顧問等外部理論協(xié)助。
采用上述方法，送貨錯(cuò)誤問題一定能得到有效控制。
